Pengertian Surat Resmi
Surat :
Media komunikasi tertulis yang dibuat oleh seseorang atau suatu lembaga yang
ditujukan
kepada seseorang atau lembaga lainnya.
Resmi : Bersifat
kedinasan, baik dinas swasta atau instansi pemerintah. Bahasa
yang
digunakan
adalah bahasa Indonesia baku
dengan format yang sudah
diatur.
Ciri-ciri:
Dikeluarkan oleh individu/ suatu instansi, baik milik
pemerintahan atau swasta.
Berisikan
kepentingan-kepentingan kedinasan, keorganisasian.
Disusun dengan ragam
resmi.
Bagian-bagian Surat Resmi:
1.Kepala surat
2.Nomor Surat
3.Tanggal Surat
4.Lampiran
5.Perihal
6.Alamat Surat
7.Salam pembuka
8.Isi surat
9.Salam Penutup
10.Pengirim surat
11.Tembusan
●
1.Tanggal Surat
2.Perihal
3.Lampiran
4.Alamat Surat
5.Salam pembuka
6.Isi surat
7.Salam Penutup
8.Pengirim surat
9.Tembusan (jika ada)
10.Kepala Surat
11.Nama Yasasan/Departemen
12.Nama instansi,
13.Lambang atau logo instansi,
14.Alamat,
15.Kode pos,
16.Nomor telepon,
17.Nomor faksimile atau email.
2.Nomor Surat
Bertujuan:
a. memudahkan dalam
pengarsipan
b. memudahkan mencarinya
kembali
c. mengetahui banyaknya
surat yang keluar
d. bahan rujukan dalam
surat menyurat tahap berikutnya
Contoh: 003/UNIBRAW/Q.5.XII/2006
3. Tanggal Surat
Hal yang perlu
diperhatikan:
Nama bulan ditulis dengan huruf
secara lengkap
Angka tahun tidak boleh di singkat
Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik.
Contoh : Surabaya, 18 Desember
2006
4. Lampiran
Keterangan-keterangan
tambahan selain yang dipaparkan di dalam isi surat.
Contoh:
Lampiran: enam lembar
5. Hal Surat
Berfungsi memberi petunjuk
tentang intisari surat dan memberi petunjuk
bagi petugas untuk keperluan pendataan,pengarsipan,dan penyimpanan.
Kaidah:
a.
Huruf awal penulisan menggunakan huruf kapital,
b.
Tanda titik dua setelah kata Hal diatur lurus dengan tanda titik dua pada Nomor dan Lampiran
c.
Pokok surat yang dituliskan singkat dan jelas,
d.
Pada akhir surat tidak perlu dibubuhkan tanda apapun.
Contoh:
Hal: Undangan Rapat
Panitia
6. Alamat Surat
a.Alamat luar (amplop):
üKata Yth.
üNama jabatan
üUnit kerja
üAlamat lengkap tujuan
Contoh
Yth. Prof. Dr. Syafi`ie Antonio
Ketua
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Sains dan Teknologi UIN
Malang
Jalan Gajayana 50 Malang
7. Salam Pembuka
Ketentuan penulisan salam
pembuka:
a.Huruf
awal salam pembuka ditulis huruf kapital,sedangkan yang lain ditulis dengan
huruf kecil
b.Pada
akhir ungkapan salam pembuka dibubuhkan tanda koma,
Contoh:
Dengan hormat,
Assalamualaikum wa rahmatullahi wa barokatuh,
8. Isi Surat
Bagian surat yang berisi uraian tentang pesan yang disampaikan (pembuka,
isi, dan penutup).
Alinea pembuka biasanya berisi pemberitahuan
atau pernyataan. Bagian pembuka berfungsi sebagai pengantar ke arah penyampaian
isi surat yang sebenarnya.
Ketentuan dalam penulisan
alinea isi:
Tentukan dahulu maksud surat
Tetapkan urutan secara sistematis dan logis
Hindarkan penggunaan singkatan yang tidak lazim
Bahasa yang singkat, lugas, sopan, dan jelas
Perhatiakan penulisan ejaan.
Alinea penutup harus disesuaikan dengan isi
surat.alinea penutup bisa berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun
ucapan selamat.
9. Salam Penutup
Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital,
Penulisan salam penutup di akhiri dengan tanda koma.
Contoh:
Hormat
kami,
Wassalamualaikum wa rahmatullahi wa barokatuh,
10. Pengirim Surat
üPengirim surat hendaknya menyertakan
identitas diri (jabatan, nomor induk, dan cap dinas).
üCap
dinas tidak boleh menutupi nama pengirim. Letakan di bagian kiri atas nama
pengirim
(sebagian
mengenai tanda tangan pengirim).
üNama pengirim tidak digarisbawah dan tidak
berada di antara tanda kurung.
üPada akhir baris tidak dibubuhkan tanda
titik.
Contoh:
Ketua Prodi,
TTD
Drs.Firmansyah Nugraha,
M.S.
NIP12347890
Tembusan Surat
Tembusan surat dibuat jika isi surat perlu
diketahui pihak lain.
Tembusan diletakkan pada bagian bawah sebelah
kiri, lurus vertikal dengan nomor, lampiran, dan hal.
Contoh:
Nomor :
Lampiran
:
Hal
:
…. (isi surat)
Tembusan
Matur nuwun ...
